Semestertider runt hörnet. Ett litet team. Ett massivt tryck. Och kandidater som inte kan vänta. Då bestämde sig enhetschefen Jane Sandberg på Region Gotlands rekryterings- och bemanningsenhet för att ifrågasätta hur arbetet faktiskt gjordes. Gick det att göra på ett bättre sätt?
Varje vår återkommer samma scenario för Region Gotlands rekryteringsteam: hundratals sommarvikarier ska rekryteras till äldreomsorgen. Samtidigt som det ordinarie arbetet med vikarieanskaffning till förskolor, grundskolor och fritidshem pågår för fullt.
Konsekvensen är ett team under konstant press, vilket innebär längre svarstider, mindre tid för uppföljning och en process som upplevs som trög av de sökande.
För Jane Sandberg handlade det om två saker som hänger ihop: en hållbar arbetsmiljö för hennes medarbetare och en positiv upplevelse för kandidaterna.
– I en tid med begränsade resurser behöver vi som arbetsgivare ibland stanna upp och fundera över om vi gör saker på rätt sätt, berättar Jane.
Efter att ha utforskat digitala möjligheter hittade Jane Tengai, ett screeningverktyg där kandidaterna genomför en strukturerad intervju med en AI-avatar. Samma frågor, i samma ordning, till varje kandidat. Dygnet runt.
Det innebar att rekryteringsteamet inte längre behövde sålla bland CV:n för att avgöra vilka som skulle gå vidare. Tidigare var det ett manuellt och i grunden subjektivt urval. Nu fick alla sökande genomföra samma strukturerade intervju med Tengai. Rekryterarna fick sedan en faktabaserad topplista att utgå från.
Det frigjorde mer tid för uppföljning, analys och de samtal som faktiskt kräver en människa.
– Genom att använda Tengai har vi fått lättare och snabbare processer och mer tid för uppföljning av kandidater, berättar Lotta Valby, rekryterare på Region Gotland.
Även kandidaterna upplevde förändringen som positiv. Processen uppfattades som modern och snabb, något som är avgörande för de som söker sommarvikariat eftersom de bästa kandidaterna ofta har flera erbjudanden på bordet samtidigt.
Här är vad några av kandidaterna själva säger om upplevelsen:
"Det måste vara mycket tidsbesparande från rekryteraren och det här en framtidslösning jag tycker om. Mycket positiv till denna sort av intervju."
"Funderade på hur det skulle vara, men bara positiv. Ett riktigt bra sätt att få fram information om beskrivning av personer. 10 av 10."
"Tack för din tid! Det var den coolaste intervjun någonsin."
Det som gör Region Gotland unika är inte bara att de valde ett nytt verktyg. Utan de vågade ifrågasätta hur arbetet gjordes i en sektor där förändring ofta går långsamt och resurserna är knappa.
– Förnyelse handlar inte om att göra mer, utan om modet att förändra och jobba smartare, konstaterar Jane Sandberg.
Det är en verklighet som de flesta inom offentlig sektor känner igen. Många verksamheter brottas med samma grundproblem: för mycket att göra, för lite tid och ett ständigt krav på att ändå hålla kvaliteten uppe mot dem man finns till för.
Effekterna av förändringsarbetet var påtagliga på flera nivåer. Rekryteringsteamet fick en mer hanterbar arbetssituation under högsäsongen. Kandidaterna upplevde processen som snabbare och mer modern. Och det interna arbetet med uppföljning och analys fick utrymme det tidigare saknat.
Region Gotland fick också ett externt kvitto på arbetet: förnyelsepriset vid Region Gotlands årliga Förnyelsedag. Här uppmärksammas verksamheter som förbättrat kvalitet, service eller effektivitet på ett sätt som gör verklig skillnad för dem som organisationen finns till för.
– Förändring handlar om att våga prova och göra det tillsammans, avslutar Gabriella Ahlqvist, teamledare på Region Gotland.
Rekrytering inom offentlig sektor ställer krav: säsongstoppar, begränsade resurser och ett konstant ansvar mot medborgarna. På Tengai har vi erfarenhet av att stötta offentlig sektor med automatiserad screening för snabbare och tryggare rekryteringsbeslut. Validerat, juridiskt säkert och tidseffektivt. Vill du se hur Tengai kan ge ditt team en mer hållbar process utan att ge avkall på kandidatupplevelsen? Boka en demo och se hur det fungerar i praktiken.