Mer personliga anställningsintervjuer – med hjälp av AI? Det kan låta motsägelsefullt. Men för fackförbundet Vision blev det precis så. När de ville göra sin rekryteringsprocess både snabbare och mer träffsäker föll valet på screeningverktyget Tengai. Genom att integrera AI-intervjuer i sin strategi har Vision lyckats korta ledtider, höja kandidatupplevelsen och frigöra tid för både chefer och HR. Så hur funkar det egentligen i praktiken? Vi får en pratstund med Ann Eberhardsson, HR-generalist på Vision.
Fackförbundet Vision representerar över 210 000 medlemmar i kommuner, regioner och Svenska kyrkan. På kansliet i Stockholm arbetar omkring 300 personer, och HR-avdelningens fyra medarbetare har ett tydligt uppdrag: att säkerställa att organisationen rekryterar rätt personer – på ett rättvist, effektivt och professionellt sätt.
I takt med att kraven ökat, både vad gäller tempo och kvalitet, har det blivit allt viktigare att skapa en rekryteringsprocess som upplevs som trygg, fördomsfri och kompetensbaserad – både för kandidater och chefer.
– Vi hade ett tydligt behov: att både frigöra tid och förbättra kvaliteten. Utan att tappa det mänskliga och kvaliteten i kandidatupplevelsen, säger Ann Eberhardsson, HR-generalist på Vision.
För Vision är det avgörande att varje kandidat möts av en strukturerad och professionell process där kompetensen står i fokus – oavsett bakgrund. Det stärker inte bara upplevelsen för den enskilda kandidaten, utan även Vision som arbetsgivare.
– Vi har arbetat mycket med att effektivisera rekryteringsprocessen. Idag är kandidater ofta inne i flera processer samtidigt, så det är viktigt att vi uppfattas som enkla, nära och framåt – även i rekryteringssammanhang, konstaterar Ann.
För att lyckas krävs också ett starkt chefsstöd. När HR ger cheferna tillgång till konkreta verktyg, faktabaserade metoder och ett strukturerat arbetssätt blir det lättare att fatta rätt beslut i rätt tid – och samtidigt bidra till ett mer rättvist arbetsliv.
Det blev starten på ett mer omfattande samarbete:
– Jag tror att jag är en av anledningarna till att vi började jobba med Tengai, säger Ann med ett skratt och fortsätter: Vi testade först i en rekrytering och har fortsatt. När vi utvärderade såg vi att det fanns potential att lyfta vår rekrytering och vi har arbetat vidare med Tengai sedan dess.
För att hitta den bästa tillämpningen började Vision experimentera med olika sätt att använda Tengai. I början fungerade intervjun som ett första urval – helt utan att HR-teamet hade läst CV eller ansökningshandlingar.
Över tid har processen förfinats. För att få en så sömlös och effektiv hantering som möjligt har Vision använt integrationen mellan Tengai och rekryteringsverkyget ReachMe.
Så ser processen ut idag:
– Det gör att vi får en djupare bild av kandidaterna och en mycket effektivare intervjuprocess. Då vi utgår från kompetens och faktiska svar – inte magkänsla eller tonfall. Det har verkligen förändrat vårt sätt att tänka.
Tengai används idag brett inom organisationen. Det handlar om rekrytering av rådgivare och ombudsmän till chefer och HR-specialister.
– Det fungerar jättebra idag efter att vi jobbat en hel del med att optimera hela processen. Vi märker ingen skillnad i hur kandidater svarar eller upplever intervjun, oavsett roll.
Tack vare Tengai som stöd i en genomarbetad rekryteringsprocess har Vision lyckats korta sina rekryteringstider rejält, utan att göra avkall på kvaliteten.
– Vi har kunnat minska antalet intervjuer från två till en eftersom Tengai gör första screeningintervjun. Det är en tidsbesparing både för oss på HR och för cheferna, som ofta har begränsat med tid men mest en upplevd nytta för kandidaterna som får en mer sammanhållen process.
– Vår målsättning är att en rekrytering inte ska ta mer än sex veckor – från behov till erbjudande. Det hade inte varit möjligt utan stödet från Tengai.
Topplistan har visat sig vara ett bra stöd för beslutsfattandet hos Vision. Teamen får en tydlig översikt över varje kandidats styrkor kopplat till kravprofilen.
– Jag tycker att shortlisten vi får fram är väldigt bra, särskilt för rekryteringsteamet. Det ger en överblick över hur kandidaterna har svarat och hur de matchar de krav och kompetenser vi söker. Tengai tar inga beslut. Det gör vi.
Dessutom används Tengai ibland som ett mini-arbetsprov. Här får kandidater svara på casefrågor direkt i intervjun.
– Vi har ställt specifika frågor under intervjun, vilket har varit ett bra sätt att validera kunskap. Det är också ett bra stöd i kravprofilarbetet. Vi tänker mer strukturerat när vi vet att Tengai ska användas.
Trots att Tengai bygger på AI och automatisering, är kandidatupplevelsen hög. Eller kanske är det just därför eftersom det bidrar till en mer interaktiv och engagerad dialog som kandidater annars inte möter i liknande chatbot-lösningar.
– Vi följer alltid upp efter varje rekrytering och ser att vi har mycket hög kandidatnöjdhet. Feedbacken visar att det upplevs som fördomsfritt, kompetensbaserat och personligt – trots att det är en teknisk lösning. Det säger mycket.
Något som också uppskattas är den direkta återkopplingen från Tengai:
– Det betyder mycket att få snabb återkoppling efter intervjun. Det upplevs positivt och stärker vårt arbetsgivarevarumärke mot de sökande.
Utvecklingen fortgår i samarbetet och nästa steg är att ge cheferna större självständighet i verktyget.
– I dagsläget är det vi på HR som styr flödet. Men vi vill att cheferna själva ska kunna aktivera Tengai. Det sparar ännu mer tid och ger dem bättre kontroll. När allt är samlat i ett system blir det enklare för cheferna.
För andra arbetsgivare som överväger AI-stöd i sin rekrytering har Ann Eberhardsson ett tydligt budskap:
– Våga testa. Titta på var du kan förbättra: är det urvalet, kandidatens upplevelse eller chefens arbetsbörda? Gör en pilot. Prata med kandidaterna. Våga justera.
I grunden handlar det om att se rekryteringsprocessen som en del av arbetsgivarvarumärket, menar Ann.
– De flesta organisationer brottas på något sätt med kompetensförsörjning. Det är lätt att tro att det bara är att lägga ut en tjänst så kommer kandidaterna. Men så är det inte alla gånger. Jag tror på ett mer långsiktigt tänk med respekt för både kandidater och rekryteringsbehov och att hitta processer och stöd som stärker detta.
För Vision är det därför viktigt att processen speglar organisationens värderingar, även för de som inte får jobbet.
– Även om någon inte går vidare ska de ha en positiv upplevelse. Vi har kandidater som gjort Tengai-intervjuer upp till tio gånger utan att få jobbet – men ändå kommer tillbaka. Det visar att vi gör något rätt.
Vill du också rekrytera snabbare – och med högre kvalitet? Låt oss visa hur Tengai kan bli en del av din rekryteringsstrategi. Boka en demo med vårt team idag!