Så kan Tengai effektivisera din rekrytering – oavsett bransch och roll
Rekrytering tar tid – men vad händer om du kan automatisera de mest tidskrävande momenten utan att kompromissa med kvaliteten? Patrik Reman är en av Sveriges ledande HR-experter och har i över ett decennium hjälpt organisationer att modernisera sin rekrytering med hjälp av AI och digitala verktyg. Redan 2017 såg han potentialen i screeningmjukvaran Tengai – något som blev starten på ett långvarigt samarbete.
Med en bakgrund inom både näringslivet och offentlig sektor har Patrik Reman som HR- och ledarskapskonsult stöttat kommuner, myndigheter och företag i att utveckla mer effektiva och datadrivna rekryteringsprocesser. Han är också verksam som författare, föreläsare och rådgivare inom framtidens HR och digitalisering.
Vi har pratat med honom om AI i rekrytering, hur Tengai kan förändra sättet vi hittar rätt kandidater – och varför han anser att alla organisationer borde testa det.
Patriks första möte med Tengai – en insikt om framtiden
Tengai är ett automatiserat screeningverktyg och intervjumjukvara, utvecklat för att effektivisera urval vid rekrytering. Kandidater genomför en strukturerad AI-intervju, där svaren analyseras och rangordnas i en datadriven topplista – vilket ger rekryterare och chefer ett mer träffsäkert beslutsunderlag.
När Patrik kom i kontakt med Tengai 2017 var verktyget fortfarande i ett tidigt utvecklingsskede. Han arbetade då inom Linköpings kommun och letade efter digitala lösningar för att effektivisera rekryteringsprocessen.
– Jag analyserade vad som tog mest tid i en rekrytering och insåg att intervjuer och referenstagning var de största tidstjuvarna. Samtidigt ville jag öka träffsäkerheten, berättar han.
Vid den tiden fanns AI-lösningar för rekrytering, men få var anpassade för svenska organisationer. Rekryteringsarbetet var fortfarande manuellt – ”mycket papper och penna” – och digitaliseringens potential utnyttjades inte fullt ut.
– Jag bjöd in Tengai för en visning – inte bara för HR, utan även för politiker och andra beslutsfattare. Jag ville visa hur AI kunde förändra rekrytering i grunden.
Från testanvändare till produktutvecklare
Sedan dess har Patrik inte bara använt Tengai i både offentliga och privata verksamheter – han har också spelat en aktiv roll i utvecklingen genom att testa tidiga versioner och ge feedback till utvecklingsteamet.
– Rekrytering ser väldigt olika ut beroende på organisationens storlek och struktur. Inom kommunal sektor kan det handla om över 1 000 rekryteringar per år, medan jag i mitt eget bolag kanske gör en enda. Att förstå den bredden är avgörande för att skapa ett flexibelt och användbart verktyg, säger han.
Genom sitt engagemang har Patrik följt Tengais utveckling – från innovativ idé till ett etablerat screeningverktyg. Utöver att bidra till produktförbättringar och systemintegrationer har han implementerat Tengai i flera verksamheter där han arbetat, bland annat Gävle kommun och Kinda kommun.
Tengai i praktiken
Patrik har använt Tengai i rekryteringar med hundratals sökande och sett hur verktyget effektiviserar urvalsprocessen – oavsett volym.
– Med Tengai kan man ställa in kriterierna noggrant, vilket gör urvalsprocessen både snabbare och mer träffsäker – oavsett om det handlar om 50 eller 500 kandidater, säger han och fortsätter:
– Har man fler än tio sökande sparar man tid och får en mer träffsäker process. Jag har testat det på allt från juniora tjänster till specialist- och chefsrekryteringar – och det fungerar lika bra oavsett.
När han startade sitt eget konsultbolag var valet av rekryteringsverktyg därmed självklart. Vid sin första rekrytering, en timanställd HR-assistent, var målet att säkerställa en modern och objektiv process.
– Jag visste att jag skulle få många sökande och ville ha en smidig rekrytering. Eftersom jag själv arbetar med AI och digitalisering var det självklart att spegla framtidens sätt att rekrytera. Jag visste exakt vad jag var ute efter och kunde skräddarsy utifrån mina behov. Det blev en väldigt bra träffbild!
Datadrivna shortlists och effektivare urval
En av Patriks favoritfunktioner i Tengai är möjligheten att snabbt, baserat på kandidaternas intervjusvar, få fram en datadriven shortlist vilket ger en tydlig överblick över de mest relevanta kandidaterna.
– Jag testade att manuellt gå igenom alla CV och jämföra resultaten med Tengais shortlist – och det stämde otroligt bra. Jag kunde i princip gå efter Tengais urval rakt av. Det gör det enkelt att fatta snabba, välgrundade beslut utan att manuellt sålla i hundratals ansökningar, konstaterar han.
Tengai effektiviserar även urvalsprocessen genom att låta rekryterare använda ja- och nej-frågor för att automatisera bort onödiga rekryteringssteg.
– Man får tänka lite nytt – vad kan jag automatisera i Tengai istället? Genom att lägga in rätt frågor redan från början slipper man många tidskrävande moment längre fram i processen.
Uppskattad tidsbesparing: 20–30 timmar per rekrytering
En av Tengais styrkor är den tid som frigörs, menar Patrik. Han uppskattar en tidsbesparing på 20–30 timmar på sin senaste rekrytering.
– Utan Tengai hade jag behövt lägga timmar på att manuellt gå igenom ansökningar, jämföra svar och kanske genomföra fler tester. Den tiden fanns helt enkelt inte. Tengai lät mig fokusera på rätt kandidater direkt, konstaterar han.
För organisationer som hanterar många rekryteringar, eller vill effektivisera sin process, ser han Tengai som en självklar lösning.
– Vill man sitta i timmar med repetitiva rekryteringsuppgifter kan man göra det, men vill man ha en smidig, datadriven och kvalitetssäkrad process – då är Tengai oslagbart.
Men en effektiv rekrytering handlar inte bara om att hitta rätt kandidat – utan också om att lära av processen.
– Att bara genomföra en rekrytering räcker inte – man måste också analysera utfallet. Med Tengai sparas datan som behövs för att utvärdera och förbättra rekryteringsprocessen över tid. Det är mycket svårare när olika rekryterare tolkar och bedömer kandidater på sitt eget sätt.
Kandidatupplevelsen: Rättvist, smidigt – och en ögonöppnare
En modern rekryteringsprocess handlar inte bara om effektivitet – kandidatupplevelsen är minst lika viktig. Patrik har sett en övervägande positiv respons från kandidater som genomfört en intervju med Tengai.
– Jag riktade min senaste rekryteringsannons till HR-studenter vid Linköpings universitet, och många hade hört talas om Tengai men aldrig testat det. Efter intervjun blev de imponerade – både av hur snabbt processen gick och hur rättvis och objektiv den kändes.
Även kandidater med erfarenhet från traditionella rekryteringsprocesser fick en aha-upplevelse.
– Några hade extrajobbat på rekryteringsföretag och var vana vid manuella urval. De sa att detta var en ögonöppnare – en helt ny rekryteringsupplevelse. De tyckte också att det var ganska skönt att inte bli intervjuad av en människa. Jag har själv testat och efter några minuter känns det som en helt vanlig intervju.
Löpande kandidatenkäter bekräftar dessa erfarenheter – 97 procent av intervjuade kandidater skulle kunna tänka sig att göra ännu en intervju med Tengai.
– För en del kan det kännas ovant i början, men de märker snabbt fördelarna. Alla får exakt samma frågor, ställda på samma sätt, vilket gör processen rättvis. Många tycker också att det är spännande att få testa något nytt och innovativt.
"Våga prova!" – Patriks uppmaning till chefer
Trots att screeningverktyg som Tengai kan effektivisera rekrytering finns det fortfarande en viss skepsis inom HR-branschen och bland chefer. Speciellt när AI nämns. Patrik menar att tveksamheten ofta bottnar i rädsla för förändring snarare än faktiska brister i tekniken.
En vanlig invändning är: "Vår process fungerar redan bra." Men Patrik ifrågasätter om den verkligen är så bra som den skulle kunna vara.
– HR har länge kämpat med tidskrävande och subjektiva urvalsmetoder. All forskning pekar på att strukturerade och objektiva processer ger bättre resultat – ändå är det många som håller fast vid gamla arbetssätt.
En annan farhåga handlar om rekryterares roll i en mer automatiserad process.
– Vissa är oroliga för att AI ska ta över deras jobb, men det här handlar inte om att ersätta människor – utan om att ge HR bättre verktyg. Med Tengai kan rekryterare lägga mindre tid på administrativt arbete och mer tid på att faktiskt matcha rätt kandidat med rätt roll.
För den som fortfarande tvekar har Patrik ett enkelt råd:
– Testa själv! Gör en intervju med Tengai och upplev processen från kandidatens perspektiv. De flesta blir övertygade direkt.
Vill du veta mer om hur Tengai kan förändra din rekryteringsprocess? Med Tengai kan du intervjua kandidater dygnet runt med automatiserad screening. Du får en överskådlig topplista med insikter och validerad data för snabbare och bättre urvalsbeslut. Validerat. Compliant. Och tidseffektivt. Boka en demo och upplev skillnaden själv!
Om Patrik Reman
Patrik Reman är HR-strateg, rådgivare, författare och föreläsare med fokus på AI, digitalisering och evidensbaserad rekrytering. Med över tio års erfarenhet inom HR och en bakgrund som chef inom industrin har han hjälpt kommuner, myndigheter och företag att modernisera sina HR-processer.
Han är författare till Framtidens HR och Effektiva Möten, samt en flitigt anlitad föreläsare inom framtidens arbetsmarknad. Patrik har även publicerat forskning om rekrytering och AI och har två år i rad placerats på listan över de 250 mest inflytelserika personerna inom HR globalt.