Volym, rättvisa och bättre data utan att växa HR-teamet
Ett litet HR-team. 200 rekryterande chefer. Tiotusentals ansökningar om året. En ekvation som för Byggmax var omöjlig att lösa manuellt. Genom Tengais automatiserade screening genomförde de nästan 2 000 AI-ledda intervjuer, eliminerade 79 % av det manuella arbetet och gav fler kandidater en ärlig chans. Så här gick det till.
Byggmax är ett av Sveriges ledande byggvaruhus med butiker runt om i landet. Det innebär tiotusentals jobbansökningar varje år. Och ett HR-team som är för litet för att hantera dem manuellt, oavsett hur effektivt det arbetar.
"Viktigt att undvika magkänsla"
Men utmaningen handlade inte bara om kapacitet. Byggmax hade också en tydlig strategisk ambition: att bygga en rekryteringsprocess som verkligen var rättvis. En process där varje kandidat bedöms utifrån samma kriterier, inte utifrån vem som råkar hamna överst i högen eller vem intervjuaren, ofta en butikschef, instinktivt klickar med.
De två problemen hänger ihop. Ett manuellt överbelastat team fattar snabbare och slarvigare beslut. Magkänslan tar över när tiden är knapp. Resultatet är en process som varken är skalbar eller rättvis. Och som på sikt underminerar både kompetensförsörjningen och arbetsgivarvarumärket.
– Det är otroligt viktigt att undvika magkänslan i bedömningen. Det är där bra systemstöd kommer in och blir en viktig del, säger Anna-Lena Wallertz, HR-chef på Byggmax.
Automatiserad screening som håller under högtryck
Byggmax valde Tengais screeningmjukvara integrerad i sitt rekryteringssystem Jobylon. Det innebär att rekryterande chefer inte behöver logga in i ett separat system eller lära sig ett nytt flöde. Tengais automatiserade screening flödar in naturligt i den process de redan använder.
Enkelt nog att sköta sig självt. Strukturerat nog att hålla processen enhetlig. Varje gång.
Tengais intervjuramverk är psykometriskt validerat och ställer exakt samma frågor, i exakt samma ordning, till varje kandidat. Ingen variation beroende på vem som håller i processen den dagen, vilket humör intervjuaren är på eller vilket intryck kandidaten gör på sju sekunder. Riskfaktorer som också är bakgrunden till att rekrytering klassas som ett högriskområde i den kommande EU AI Act: strukturen och transparensen i processen spelar roll.
Tengai är 100 % compliant med EU AI Act, vilket innebär att Byggmax inte behöver välja mellan ett effektivt och ett regelrätt verktyg. Läs mer om Tengais compliance här.
– Byggmax är ett bra exempel på hur automatiserad screening skapar värde på flera nivåer samtidigt. Det handlar inte om att ersätta det mänskliga omdömet, utan om att ge rekryterare och chefer ett bättre beslutsunderlag att arbeta med, säger Mathias Ahdrian, Head of Sales på Tengai, som arbetat nära Byggmax.
Resultatet: 2 000 intervjuer och 79 % mindre manuellt arbete
Under den tid Byggmax har använt Tengai har de genomfört nästan 2 000 AI-ledda urvalsintervjuer i den tidiga delen av rekryteringsprocessen, fördelat på 89 rekryteringar. 79 % av det tidigare manuella administrativa arbetet med kandidathantering är borta och HR-teamet har fått tillbaka tid för det som faktiskt kräver mänskligt omdöme.
Men den siffran berättar bara en del av historien. Med manuell hantering finns det ett tak för hur många kandidater ett litet team faktiskt hinner intervjua. Ett tak som Byggmax nu kunde lyfta.
– Tengai hjälper oss att intervjua så pass många fler än vad vi normalt skulle kunna göra. Vi ger fler möjligheten att komma fram, berättar Boel Granath, People Partner på Byggmax.
Kandidater som annars hade fallit bort tidigt på grund av resursbrist, inte bristande kompetens, fick nu en ärlig chans att visa vad de går för. På samma villkor som alla andra.
Kandidatupplevelse som förbättrar datakvaliteten
Här kommer något som inte stod i kravspecifikationen när Byggmax valde verktyg, men som visade sig vara en av de mest konkreta effekterna.
En traditionell intervju är, oavsett hur välstrukturerad den är, en social situation. Kandidaten anpassar sig efter den person som sitter mitt emot, försöker läsa rummet och levererar det de tror att intervjuaren vill höra. Mycket av svaret handlar om social kompetens i stunden och inte om de faktiska kompetenser du försöker bedöma. Omedveten bias påverkar rekryteringsintervjuer mer än de flesta tror och strukturerade intervjuformat är en av få metoder med dokumenterad effekt på att minska den.
– Tengais AI-avatar förändrar den dynamiken. Kandidaten möter en digital intervjuare som ställer samma frågor utan att höja ett ögonbryn eller nicka uppmuntrande. Det kan låta kallt. Men effekten är det motsatta: kandidaten slappnar av, svarar mer naturligt och levererar bättre data. Byggmax får ett beslutsunderlag som speglar vad kandidaten faktiskt kan, inte hur duktig de är på att göra intryck, säger Mathias Ahdrian på Tengai.
Mathias utvecklar:
– När kandidaten inte behöver prestera socialt på samma sätt försvinner en massa brus. Det som blir kvar är mer relevant kompetensdata för det faktiska jobbet.
Volymen löste kapacitetsproblemet. Strukturen löste rättviseproblemet. Kandidatupplevelsen förbättrade datakvaliteten. Tre effekter av ett och samma verktyg.
Resultaten i korthet
Nästan 2 000 AI-ledda intervjuer genomförda via Tengai. 79 % av det manuella arbetet eliminerat. 200 rekryterande chefer som arbetar självständigt i systemet. En bredare kandidatpool, ett mer konsistent beslutsunderlag och en process som är 100 % compliant med EU AI Act.
När Byggmax HR-team ombads beskriva sin rekryteringsprocess i tre ord landade de i: digital, effektiv och rättvis. Inte som en önskelista. Som en beskrivning av hur det faktiskt ser ut i dag.
Vill du se hur automatiserad screening kan ge ditt team bättre data och fler kandidater att välja mellan? Boka en demo med Tengai och se hur processen ser ut i praktiken.
Källor
Jobylon, Hur Byggmax byggde en rättvis, effektiv och skalbar rekryteringsprocess med Jobylon och Tengai, jobylon.com, 29 maj 2026